La entidad recomienda usar el SIPREF y mantener actualizados los datos empresariales para detectar oportunamente posibles irregularidades registrales
La Cámara de Comercio de Cartagena recordó a comerciantes, empresarios y entidades sin ánimo de lucro la importancia de proteger la información registrada en los registros públicos y mantener actualizados sus datos de contacto como una medida preventiva frente a posibles fraudes empresariales.
La entidad explicó que existen mecanismos para que los titulares puedan enterarse y reaccionar cuando una persona intenta modificar información registrada de un negocio, cambiar un representante legal, incorporar un nuevo socio en sociedades de personas o presentar documentos para inscripción.
Entre estas herramientas se encuentra el SIPREF, un mecanismo gratuito que aplica controles de identidad a las solicitudes de inscripción o modificación y genera alertas dirigidas a los correos electrónicos y al número celular reportados en el Registro Mercantil y en otros registros que hacen parte del Registro Único Empresarial y Social (RUES).
Las alertas permiten que los titulares conozcan oportunamente cualquier actuación relacionada con su matrícula mercantil o inscripción. De esta manera, los empresarios pueden reaccionar ante una eventual irregularidad y ejercer las acciones contempladas para estos casos.
La presidenta ejecutiva de la Cámara de Comercio de Cartagena, Andrea Piña Gómez, destacó la importancia de proteger la información registral como parte de la seguridad empresarial.
“Proteger la información registral también significa cuidar el esfuerzo, la confianza y el patrimonio construido por nuestros empresarios”, afirmó la dirigente.
Piña Gómez señaló que la Cámara de Comercio de Cartagena fortalece los controles y promueve una cultura preventiva, debido a que la seguridad jurídica resulta fundamental para impulsar un tejido empresarial sólido y transparente.
El SIPREF refuerza los controles sobre los registros públicos
El SIPREF fue creado para impedir que terceros ajenos al titular del registro alteren, con fines fraudulentos, los datos que reposan en los registros públicos administrados por las Cámaras de Comercio.
Sus funcionalidades, alcance y beneficios están establecidos en la Circular Externa 100-000002 de 2022 de la Superintendencia de Sociedades, de acuerdo con la información suministrada por la Cámara de Comercio de Cartagena.
Los controles se aplican tanto a solicitudes presenciales como virtuales. Entre las herramientas utilizadas se encuentran la validación biométrica, la consulta de documentos de identificación y la generación de alertas relacionadas con la radicación y el resultado del trámite.
Cuando una solicitud involucra el nombramiento o cambio de representantes legales, integrantes de órganos de administración, revisores fiscales o el ingreso de nuevos socios en sociedades de personas, también se verifica la identidad de quienes asumirán esas responsabilidades.
Este proceso busca reforzar la seguridad de la información registral y dificultar que terceros puedan realizar modificaciones fraudulentas en los datos empresariales.
La Cámara de Comercio de Cartagena también explicó qué ocurre con las matrículas o inscripciones que permanecen inactivas durante tres años o más. En estos casos, la renovación, actualización o incorporación de documentos debe ser solicitada por las personas autorizadas en la normativa, de acuerdo con la naturaleza jurídica de la organización.
Empresarios pueden reaccionar ante alertas sobre trámites desconocidos
Los titulares que reciban una alerta relacionada con un trámite que no reconocen pueden presentar oposición antes de que se efectúe la inscripción, conforme a las causales y requisitos establecidos en el numeral 1.1.12 y siguientes de la Circular Externa 100-000002 de 2022.
Entre las situaciones contempladas se encuentra la suplantación de quien aparece firmando el documento o la presentación de una solicitud proveniente de un tercero ajeno a la entidad.
Dependiendo de cada caso, será necesario validar la identidad o aportar la correspondiente denuncia penal, de acuerdo con los términos establecidos por la referida circular de la Superintendencia de Sociedades.
Por esta razón, la recepción de una alerta debe generar una reacción oportuna por parte del titular. La revisión periódica de la información inscrita permite identificar actuaciones que no correspondan con las decisiones reales del empresario o de la organización.
La Cámara de Comercio de Cartagena recomendó prestar especial atención a los datos utilizados para recibir estas notificaciones. Mantener actualizado el correo electrónico y el número de teléfono celular empresariales forma parte de las medidas de prevención.
La entidad señaló que estos datos deben ser reales y estar creados exclusivamente para la actividad mercantil o empresarial. Por ello, recomendó evitar el registro de correos electrónicos personales o números de teléfono personales.
El seguimiento de las alertas recibidas mediante el SIPREF también constituye una acción importante dentro de la prevención. Una notificación oportuna puede permitir al titular conocer un trámite y reaccionar antes de que se produzca una eventual inscripción irregular.
Ante cualquier inconsistencia, los usuarios pueden acercarse a las sedes de la Cámara de Comercio de Cartagena en Cartagena o a los centros CISE ubicados en la jurisdicción.
También pueden comunicarse mediante el correo electrónico pqrsd@cccartagena.org.co para recibir orientación frente a situaciones relacionadas con la información registral.
Las medidas de prevención adquieren especial importancia frente a posibles fraudes que pueden involucrar la presentación de actas fraudulentas. La revisión constante de los registros y la atención de las alertas constituyen herramientas para fortalecer la protección de la información empresarial.
La Cámara de Comercio de Cartagena reafirmó así su compromiso con la seguridad jurídica y la prevención de fraudes empresariales, al promover entre comerciantes, empresarios y entidades sin ánimo de lucro una cultura de vigilancia sobre sus propios registros.
El SIPREF funciona como un mecanismo de alerta y control, pero su eficacia también depende de que los titulares mantengan actualizada la información de contacto y revisen oportunamente las comunicaciones recibidas.
En ese sentido, la prevención comienza con acciones sencillas: mantener los datos empresariales actualizados, revisar periódicamente la información inscrita y atender cualquier alerta sobre trámites desconocidos.
El mensaje para los empresarios es claro: proteger el registro también significa proteger el esfuerzo y el patrimonio construido alrededor de cada negocio. La información actualizada y el seguimiento permanente permiten fortalecer los controles y reaccionar oportunamente ante posibles irregularidades.
Así, la Cámara de Comercio de Cartagena promueve una gestión empresarial más preventiva, en la que la seguridad registral se convierte en una responsabilidad compartida entre los mecanismos institucionales y cada titular de la información.
